Moduł Sekretariat - Elektroniczny Obieg dokumentów

• Współpracuje bezpośrednio z Systemem FK-Inform oraz modułem E-Faktury.
• Ewidencjonuje wszelkie dokumenty przychodzące i wychodzące z firmy.
• Umożliwia zorganizowanie obiegu dokumentów tak, by przebiegał on według jasnego, precyzyjnego i znanego wszystkim pracownikom regulaminu zgodnego z zasadami RODO.
• Umożliwia wyznaczanie okresów przechowywania dla poszczególnych dokumentów zgodnie z RODO.
• Posiada możliwość usuwania dokumentów zawierających dane osobowe wg. zasad opisanych w RODO.
• Spełnia zasady jednorodności, spójności oraz jednokrotności pism zgodnie z RODO.
• Umożliwia zsynchronizowanie obiegu dokumentów papierowych i elektronicznych ze sobą.
• Zastosowanie elektronicznej książki korespondencji - tradycyjna korespondencja przychodząca do firmy, po zarejestrowaniu, zaakceptowaniu i zeskanowaniu, trafia do archiwum i od tej pory w obiegu pozostaje jedynie jej wersja elektroniczna. W takiej sytuacji dokumenty nie mają prawa ginąć, a firma zyskuje na czasie. W każdej chwili można sprawdzić historię przepływu oraz ustalić, który pracownik, w jakim czasie pracuje nad zadanym dokumentem.
• Umożliwia przypisanie dokumentów po wprowadzeniu do elektronicznej książki korespondencji wg.:
  • prowadzonych spraw,
  • zadań,
  • działu/komórki Firmy,
  • budynku,
  • lokalu/posesji.
• Pozwala szybciej uzyskać następujące informacje:
  • jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu,
  • kto załatwia określoną sprawę,
  • przegląd danych z dnia, tygodnia, miesiąca itd.,
  • historia obiegu zadanego dokumentu,
  • przegląd dokumentów dotyczących zadanej „sprawy” ,
  • sprawdzenie, na jakim etapie obiegu jest zadany dokument,
  • dostęp pracowników do dokumentów, które zostały im przypisane,
  • automatyczna archiwizacja dokumentów,
  • możliwość dostępu do dokumentów poza siedzibą Firmy,
  • wychwycenie dokumentów, dla których kończy się termin ich załatwienia.
• Umożliwia stosowanie elektronicznych podpisów potwierdzających dokonania kontroli dokumentów pod względem:
  • merytorycznym,
  • formalno-rachunkowym,
  • prawnym,
  • zgodności z RODO,
  • zatwierdzenia dokumentu.